PENGEMBANGAN ORGANISASI DENGAN ICT
Pada zaman
sekarang ini pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi telah mencakup
segala bidang. Hal tersebut tidak dapat dipungkiri lagi karena aspek-aspek
otomatisasi yang canggih mampu membuat segala pekerjaan menjadi lebih praktis.
Perkembangan suatu organisasi saat ini sangat bergantung pada teknologi
informasi yang diaplikasikan. Investasi di bidang teknologi informasi dalam
suatu organisasi umumnya dimaksudkan untuk memberikan kontribusi terhadap
kinerja individual anggota organisasi dan institusi. Perubahan dalam lingkungan
usaha atau organisasi yang diakibatkan globalisasi tidak terlepas dengan
perkembangan teknologi informasi, karena perusahaan atau organisasi dituntut
untuk mengikuti pola perubahan yang terjadi.
Perhatian
terhadap penyesuaian struktur organisasi dengan melibatkan teknologi informasi
semakin meningkat, dimana setiap perubahan-perubahan yang terjadi dalam
organisasi tidak lepas dengan campur tangan teknologi informasi. Peranan
teknologi yang sangat membantu telah menjadi prioritas sebagai alasan kuat
dalam kebutuhan untuk melakukan kegiatan organisasi dengan mudah dan cepat
sehingga mampu melahirkan keunggulan yang kompetitif ditengah persaingan yang
sangat ketat.
Teknologi dalam
organisasi memiliki peran penting dalam mempelajari sifat-sifat dari teknologi
suatu organisasi dan hubungan teknologi terhadap struktur organisasi, tetapi
dalam penerapannya harus didasarkan karakteristik dari organisasi tersebut.
Organisasi adalah sebuah sistem terbuka, dan teknologi organisasi merupakan
jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi tersebut, dalam hal ini
jelas sangat keterkaitan satu sama lain.
·
Pengertian ICT
Teknologi Informasi
dan Komunikasi (TIK) berasal dari bahasa Inggris yaitu Information and
Communication Technologies (ICT) adalah payung besar terminologi yang mencakup
seluruh peralatan teknis untuk memproses dan menyampaikan informasi. ICT
mencakup dua aspek yaitu teknologi informasi dan teknologi komunikasi.
Teknologi informasi meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses,
penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi. Sedangkan
teknologi komunikasi adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan penggunaan
alat bantu untuk memproses dan mentransfer data dari perangkat yang satu ke
lainnya. Oleh karena itu, teknologi informasi dan teknologi komunikasi adalah
dua buah konsep yang tidak terpisahkan. Jadi Teknologi Informasi dan Komunikasi
mengandung pengertian luas yaitu segala kegiatan yang terkait dengan
pemrosesan, manipulasi, pengelolaan, pemindahan informasi antar media. Istilah
ICT muncul setelah adanya perpaduan antara teknologi komputer (baik perangkat
keras maupun perangkat lunak) dengan teknologi komunikasi pada pertengahan abad
ke-20.
A. Teknologi
Informasi
Teknologi informasi adalah teknologi
yang digunakan untuk menghasilkan informasi. Teknologi informasi terdiri dari
teknologi komputer (computing technology) dan teknologi komunikasi
(communication technology) yang digunakan untuk memproses dan menyebarkan
informasi baik itu yang bersifat finansial atau non finansial (Bodnar dan
Hopwood, 1995). Sehingga dapat dikatakan bahwa Teknologi informasi adalah
segala cara atau alat yang yang terintegrasi yang digunakan untuk menjaring
data, mengolah dan mengirimkan atau menyajikan secara elektronik menjadi
informasi dalam berbagai format yang bermanfaat bagi pemakainya.
B.
Organisasi
Organisasi
adalah struktur atau system perserikatan secara formal yang terdiri antara dua
orang atau lebih dimana di dalamnya terdapat pembagian kerja yang terstruktur
dan terkoordinasi untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.
Adapun
ciri-ciri dari organisasi adalah :
1)
Adanya komponen ( atasan dan bawahan)
2)
Adanya kerja sama (cooperative yang berstruktur dari sekelompok orang)
3)
Adanya tujuan
4)
Adanya sasaran
5)
Adanya keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati
6)
Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas
Menyangkut
hal itu pengertian organisasi juga merupakan sekumpulan orang -orang yang
disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan
bersama, Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih, atau
organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian tujuan bersama,
organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja
antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama
mencapai tujuan tertentu.
C. Pemanfaatan
teknologi dalam Organisasi
Pemanfaatan atau implementasi
teknologi dalam kegiatan operasional organisasi akan memberikan dampak yang
cukup signifikan bukan hanya dari efisiensi kerja, namun juga terhadap budaya
kerja baik secara personal, antarunit, maupun keseluruhan intuisi. Berdasarkan
struktur organisasi, pemanfaatan teknologi informasi di klasifikasikan menjadi
tiga kategori, yaitu:
1) Perbaikan
Efisiensi
Pemanfaatan teknologi informasi untuk
perbaikan efisiensi diterapkan pada level operasional organisasi. Pada kategori
ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan penurunan waktu dan biaya
proses.
2) Perbaikan
Efektivitas
Pemanfaatan teknologi informasi untuk
perbaikan efektivitas diterapkan pada level manajerial organisasi. Pada
kategori ini pemanfaatan teknologi informasi ini diukur dengan kemudahan dan
kecepatan memperoleh status pencapaian target organisasi.
3) Stategic
Improvement
Pemanfaatan teknologi informasi untuk
strategic improvement (perbaikan daya saing) diterapkan pada level eksekutif
organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan kemudahan dan ketepatan pengambilan keputusan oleh eksekutif.
D. Peranan
Teknologi Informasi dalam Organisasi
Penggunaan
TI (Teknologi Informasi) dalam sebuah organisasi sangatlah penting, dan untuk
menerapkan TI tersebut haruslah dilihat karakteristik organisasi tersebut
sebelumnya. Peran teknologi informasi bagi sebuah perusahaan dapat dilihat
dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry. Terdapat lima
peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan atau organisasi,
yaitu:
1) Fungsi
Operasional. Membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambil
alih fungsinya oleh teknologi informasil lantaran sifat penggunaannya yang
menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi
informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana
teknologi informasi dianggap sebagai firm infrastructure.
2) Fungsi Monitoring
and Control. Mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi
bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial
embedded di dalam setiap fungsi manajer. Sehingga struktur organisasi unit
terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer
relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para
manajer di perusahaan terkait.
3) Fungsi Planning
and Decision. Keberadaan teknologi informasi dianggap
sebagai enabler dari rencana rencana organisasi dan merupakan
sebuah knowledge generator bagi para pimpinan perusahaan yang
dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting
sehari-harinya. Tidak jarang organisasi yang pada akhirnya memilih menempatkan
unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan dan/atau
pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut.
4) Fungsi Communication.
Secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era
organisasi modern, dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai
sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi,
berkooperasi, dan berinteraksi.
5) Fungsi Interorganisational.
Merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat
globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin
kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain.
E. Produk
Teknologi dalam Organisasi
Produk yang dihasilkan dalam teknologi
dalam organisasi lebih cenderung kepada produk layanan jasa, dimana produk
layanan jasa tersebut menjadi fasilitas dari teknologi yang diterapkan pada
sebuah organisasi. Layanan jasa tersebut antara lain:
1) Electronic Data
Processing System (EDS) : penggunaan teknologi komputer
untuk menyelenggarakan pemrosesan data yang berorientasi pada transaksi
organisasi. Sistem ini digunakan untuk mengolah data transaksi yang sifatnya
runtin.
2) Management
Information System (MIS) : penggunaan teknologi komputer untuk menyediakan
informasi yang berorientasi pada manajemen level menengah. Para pemimpin dalam
suatu organisasi membutuhkan informasi dalam rangka pengambilan keputusan dan
sistem informasi berbasis komputer dapat membantu penyediaan informasi bagi
para pemimpin organisasi.
3) Decision Support
System (DSS) : sistem informasi yang datanya diproses dalam bentuk pembuatan
keputusan bagi pemakai akhir. DSS dapat digunakan untuk menganalisis kondisi
pasar sekarang atau pasar potensial. DSS dapat pula membantu manajemen dalam
pengambilan keputusan.
4) Expert System (ES)
: sistem informasi yang berbasis pada pengetahuan yang menggunakan pengetahuan
tentang bidang aplikasi khusus untuk menjalankan kegiatan sebagai konsultan
ahli bagi pemakai akhir. Jika DSS membantu manajemen dalam rangka pengambilan
keputusan, maka ES membuat keputusan tersebut.
5) Executive
Information System (EIS) : suatu sistem informasi yang berkaitan dengan
kebutuhan manajemen puncak mengenai informasi stategik dalam proses pengambilan
keputusan strategik.
6) Accounting
Information System (AIS) : sebuah sistem yang menyediakan informasi bersifat
keuangan dan non keuangan bagi para pengambil keputusan.
F. Penerapan
Teknologi pada bagian-bagian Organisasi
Pada suatu organisasi yang kompleks,
setiap bagian organisasi mempunyai teknologi yang jenisnya berbeda-beda
disebabkan karena setiap bagian organisasi melakukan kegiatan mengubah input
menjadi output dengan teknologi yang berbeda. Perrow menunjukan adanya dua
dimensi dari kegiatan kerja yang mempunyai relevansi terhadap struktur maupun
kegiatan yang terjadi dalam suatu organisasi, yaitu :
1) Variasi tugas
(task variaty) yaitu menunjukan banyaknya pengecualian (exception) dalam tugas
yang diukur dengan banyaknya hal tak terduga dan hal yang baru yang terjadi
dalam proses pekerjaan.
2) Kemudahan analisis
(analizability) yaitu pekerjaan yang mudah dianalisis bisa diuraikan menjadi
beberapa langkah yang jelas dan juga bersifat mekanistik sehingga bisa
dijalankan dengan prosedur yang bersifat objektif dan terukur secara
kuantitatif. Penyelesaian masalah menjadi mudah karenasetiap langkah dalam
proses terukur secara jelas dan mudah diketahui jika ada penyimpangan.
G. Dampak
Teknologi Informasi bagi Organisasi
Pemanfaatan teknologi informasi merupakan sarana penunjang atau
pendorong bagi organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. Romney (2006) menyatakan
bahwa pemanfaatan teknologi informasi didalam organisasi akan mempengaruhi
aktivitas-aktivitas atau proses bisnis yang terdapat dalam organisasi tersebut.
Adapun pengaruh pemanfaatan teknologi informasi dalam organisasi dapat dilihat
dari dampak pemanfaatan teknologi informasi pada rantai nilai organisasi.
Pemanfaatan teknologi informasi dalam organisasi dapat meningkatkan akses atas
informasi yang akurat dan tepat waktu mengenai status pengiriman; memungkinakan
organisasi untuk mengurangi jumlah persedian penyangga; meningkatkan efisiensi
operasi internal perusahaan khususnya perusahaan-perusahaan berteknologi tinggi
(misalnya industri perakitan mobil, komputer, elektronik dan lain-lain); dapat
meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari kegiatan penjualan dan pemasaran,
pembelian, sumber daya manusia serta dukungan layanan purna jual.
Dampak strategis pemanfaatan teknologi
informasi bagi organisasi dapat dilihat dari dapat tidaknya teknologi informasi
menunjang dan membantu organisasi dalam melaksanakan dan mencapai strategi
organisasi secara keseluruhan. Hal tersebut sesuai dengan apa yang dikemukan
oleh Romney (2006) bahwa pemanfaaatan teknologi informasi didalam organisasi
bukan merupakan strategi dasar dari organisasi tersebut, implementasi teknologi
informasi digunakan untuk membantu dalam pencapaian strategi organisasi. Dengan
memanfaatkan teknologi informasi, akses terhadap proses kegiatan atau bisnis
perusahaan dapat dilakukan dengan cepat sehingga pengambilan keputusan dapat
dilakukan secara lebih cepat dan akurat dan pada akhirnya tujuan organisasi
dapat tercapai.
Pemanfaatan teknologi informasi dalam
suatu organisasi atau perusahaan juga berkaitan dengan keunggulan kompetitif
untuk meningkatkan kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi atau
perusahaan menggunakan teknologi informasi baik sebagai alat bantu maupun
strategi yang tangguh untuk mengintegrasikandan mengolah data dengan cepat dan
akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya saing untuk menghadapi
kompetisi.
Selain itu implementasi atau
pemanfaatan teknologi informasi memiliki dampak positif yang secara umum adalah
terjadi efisiensi waktu dan biaya yang secara jangka panjang akan memberikan
keuntungan ekonomis yang sangat tinggi. Oleh karena itu, pengoperasian secara
optimal juga harus diperhatikan, agar semua perangkat teknologi informasi
bersifat multi fungsi sehingga dalam pengembangan selanjutnya diupayakan
terjadi integrasi perangkat.
Peran teknologi informasi bagi sebuah
perusahaan dapat kita lihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh
G.R. Terry, ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah organisasi, yaitu:
1) Fungsi
Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah
diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya
yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen
teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting
agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm
infrastructure.
2) Fungsi
Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi
informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di
level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga
struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of
control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya
interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.
3) Fungsi
Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang
lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari
rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi
para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah
keputusan penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya
memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi
perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut di
atas.
4) Fungsi
Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm
infrastructuredalam era organisasi moderen dimana teknologi informasi
ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam
berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.
5) Fungsi
Interorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu
oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi
atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain.
Source:
Komentar
Posting Komentar